De gedragscode

Inhoud

I. Toepassingsbereik van deze gedragscode
II. De algemene beginselen en gedragsregels voor eerlijke handelspraktijken
III. Kaderregeling

     1. De Stichting Gedragscode Eerlijke Handelspraktijken Mode, Textiel en Schoeisel
     2. Binding aan de Gedragscode en Registratie
     3. Het Nederlands Arbitrage Instituut
     4. Procedure bij een vermeende overtreding van de gedragscode

IV. Voorbeelden van eerlijke handelspraktijken en oneerlijke handelspraktijken

Download de Gedragscode in PDF formaat

I. Toepassingsbereik van deze gedragscode

1.1 Hoe is deze gedragscode tot stand gekomen?

Deze gedragscode is tot stand gekomen door onderling overleg tussen de brancheorganisaties Modint, Inretail, Vereniging van Grootwinkelbedrijven in Textiel (VGT) en Vereniging van Grootwinkelbedrijven in Schoenen (VGS).

1.2 Wat staat in deze gedragscode?

Deze gedragscode stelt een aantal algemene beginselen en gedragsregels vast voor eerlijke handelspraktijken voor overeenkomstsluitende partijen in verticale handelsrelaties in de sector mode, textiel en schoeisel. Hiernaast bevat deze gedragscode een kaderregeling met de procedures voor de registratie en tenuitvoerlegging door deelnemende ondernemingen, de taken van de Stichting Eerlijke Handelspraktijken Mode, Textiel en Schoeisel (hierna: de Stichting) en de te volgen procedure bij een vermeende overtreding van de gedragscode. Deze kaderregeling vormt het raamwerk dat de naleving van de algemene beginselen en gedragsregels moet waarborgen.

Partijen die zich aan deze gedragscode verbinden zijn verplicht om de algemene beginselen en gedragsregels na te leven, evenals de procedures die in de kaderregeling zijn vastgelegd.

De nakoming van de algemene beginselen en gedragsregels voor eerlijke praktijken van deze gedragscode stimuleert eerlijke praktijken en ontmoedigt oneerlijke praktijken.

1.3 Voor wie is deze gedragscode?

Ondernemingen in de sector mode, textiel en schoeisel kunnen zich tot naleving van deze gedragscode verbinden door zich te registreren op de website van de Stichting. Ondernemingen uit aangrenzende sectoren, zoals de transportsector, kunnen zich niet verbinden aan de gedragscode.

Alleen ondernemingen die zich hebben verbonden aan de gedragscode kunnen een beroep doen op de algemene beginselen en gedragsregels voor eerlijke praktijken en de in de kaderregeling vastgelegde procedures.

1.4 Welke verplichtingen gelden voor geregistreerde ondernemingen?

Ondernemingen die zich aan deze gedragscode hebben verbonden zijn verplicht tot het naleven van:

  • de algemene beginselen en de gedragsregels eerlijke handelspraktijken;
  • de in de kaderregeling vastgelegde procedurele verplichtingen;
  • de gegeven bindende adviezen, in het geval dat de betreffende onderneming partij is in een overeenkomst tot bindend advies, waarbij het advies is gegeven door door het Nederlands Arbitrage Instituut benoemde bindend adviseurs; 
  • de door de Stuurgroep opgelegde sanctie, in het geval dat de betreffende onderneming een sanctie van de Stuurgroep opgelegd heeft gekregen wegens een overtreding van de in de kaderregeling vastgelegde procedurele verplichtingen.

Hiernaast zijn ondernemingen die zich aan deze gedragscode hebben verbonden, indien er een geschil bestaat over een vermeende overtreding door een onderneming van deze gedragscode, verplicht om:

  • de procedures die zijn beschreven in hoofdstuk 4 van de kaderregeling van deze gedragscode te volgen;
  • indien een geschil op grond van de procedures beschreven in paragraaf 4.1.6 en 4.2.1 van de kaderregeling van deze gedragscode in aanmerking komt voor bindend advies, in te stemmen met de procedure voor bindend advies bij het Nederlands Arbitrage Instituut en de daartoe strekkende vaststellingsovereenkomst aan te gaan.

Schending van deze procedurele verplichten worden gesanctioneerd overeenkomstig de in paragraaf 4.3.1 van de kaderregeling van deze gedragscode beschreven wijze.

Commerciële vergeldingsmaatregelen tegen een bedrijf dat een ander bedrijf aanspreekt op een vermeende overtreding van de beginselen vormen een ernstige schending van de beginselen en de procedurele verplichtingen van de kaderregeling. Dergelijke klachten kunnen aan de Stuurgroep worden voorgelegd, die dit kunnen sanctioneren met uitsluiting van deelname aan het systeem.

1.5 Wanneer geldt deze gedragscode?

Deze gedragscode wordt toegepast in het kader van een pilot die duurt tot 31 december 2015. De binding van ondernemingen aan de gedragscode geldt voor de duur van de pilot.

Ondernemingen die zich aan deze gedragscode verbinden zeggen toe de bepalingen van deze gedragscode na te leven.

Bestaande overeenkomsten zullen, waar nodig, in overeenstemming met deze gedragscode worden gebracht, zodat deze gedragscode ook van toepassing wordt op reeds bestaande overeenkomsten. Aanpassen van bestaande overeenkomsten op basis van de gedragscode is alleen nodig wanneer beide partijen van de overeenkomst zijn aangesloten bij de gedragscode.

II. De algemene beginselen en gedragsregels voor eerlijke handelspraktijken

Algemene beginselen

Beginsel 1: Consumenten

Overeenkomstsluitende partijen dienen in hun Business to Business relaties altijd rekening te houden met de belangen van de consument en de algehele duurzaamheid van de keten. Overeenkomstsluitende partijen dienen zorg te dragen voor een maximale efficiency en optimalisering van middelen bij de verdeling van goederen door de hele leveringsketen heen.

Beginsel 2: Vrijheid van overeenkomsten

Overeenkomstsluitende partijen zijn onafhankelijke economische entiteiten, die elkaars rechten om een eigen strategie en managementbeleid op te zetten respecteren, met inbegrip van de vrijheid onafhankelijk te bepalen of zij al dan niet een overeenkomst aangaan.

Beginsel 3: Eerlijk handelen

Overeenkomstsluitende partijen dienen verantwoordelijk met elkaar om te gaan, te goeder trouw en met professionele toewijding.

De gedragsregels

Gedragsregel 1: Schriftelijke overeenkomsten

Overeenkomsten dienen schriftelijk te zijn, tenzij dat niet praktisch is of wanneer mondelinge overeenkomsten voor beide partijen aanvaardbaar en handig zijn. Zij moeten duidelijk en transparant zijn en zoveel mogelijk relevante en voorzienbare elementen bevatten, met inbegrip van de rechten en procedures inzake beëindiging.

Gedragsregel 2: Voorspelbaarheid

Contractvoorwaarden worden niet eenzijdig gewijzigd, tenzij deze mogelijkheid, en de bijbehorende omstandigheden en voorwaarden, vooraf overeengekomen zijn. De overeenkomsten dienen voor elke partij de procedure te beschrijven voor bespreking van de eventuele wijzigingen die noodzakelijk zijn voor de implementatie van de overeenkomst of als gevolg van onvoorziene omstandigheden, zoals in de overeenkomst vastgelegd.

Gedragsregel 3: Nakoming

Overeenkomsten moeten worden nagekomen.

Gedragsregel 4: Informatie

Indien informatie wordt uitgewisseld, wordt dat gedaan onder strikte nakoming van de wetgeving inzake mededinging en andere toepasselijke wetgeving, en dienen de partijen redelijke zorg te betrachten om ervoor te zorgen dat de verstrekte informatie juist en niet misleidend is.

Gedragsregel 5: Geheimhouding

De vertrouwelijkheid van informatie moet gerespecteerd worden, tenzij de informatie al publiekelijk bekend is of op legale wijze en te goeder trouw onafhankelijk is verkregen door de ontvangende partij. Vertrouwelijke informatie wordt door de ontvangende partij uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor deze verstrekt is.

Gedragsregel 6: Verantwoordelijkheid voor risico’s

Alle overeenkomstsluitende partijen in de leveringsketen dienen hun eigen toepasselijke ondernemersrisico’s te dragen.

Gedragsregel 7: Gerechtvaardigd verzoek

Een overeenkomstsluitende partij gebruikt geen dreigementen om ongerechtvaardigde voordelen te verkrijgen of ongerechtvaardigd hoge kosten op te leggen.

III. Kaderregeling

1. De Stichting Gedragscode Eerlijke Handelspraktijken Mode, Textiel en Schoeisel

1.1 De Stichting

Er is een Stichting Gedragscode Eerlijke Handelspraktijken.

1.2 Bestuur

In het bestuur van de Stichting zijn vertegenwoordigd Modint, Inretail, Vereniging van Grootwinkelbedrijven in de Textiel en Vereniging van Grootwinkelbedrijven in Schoenen en Vereniging van Importeurs Verre Oosten VIVO.

1.3 Taken van de Stichting

De Stichting heeft de volgende taken:

  • het registreren van de ondernemingen die zich aan de gedragscode hebben gebonden;
  • het publiceren op een website van de namen van de geregistreerde ondernemingen;
  • het fungeren als meldpunt voor klachten van individuele ondernemingen over het niet naleven van de gedragscode;
  • het fungeren als meldpunt voor klachten van brancheorganisaties over het niet naleven van de gedragscode.

1.4 Stuurgroep

Binnen de Stichting bestaat een Stuurgroep Eerlijke Handelspraktijken Mode, Textiel en Schoeisel (hierna: de Stuurgroep), ingesteld door het bestuur. In de Stuurgroep zijn de brancheorganisaties van de verschillende schakels in de keten van de sector mode, textiel en schoeisel vertegenwoordigd.

1.5 Taken van de Stuurgroep

De Stuurgroep heeft de volgende taken:

  • het begeleiden van de pilot inhoudende de toepassing van de gedragscode;
  • het bepalen wat de gepaste sanctie is voor een geregistreerde onderneming die een procedurele verplichting niet nakomt;
  • het uitbrengen van een geanonimiseerd jaarverslag over de toepassing van de gedragscode met kaderregeling.

2. Binding aan de Gedragscode en Registratie

2.1 De Registratie

Ondernemingen in de sector mode, textiel en schoeisel verbinden zich tot naleving van deze gedragscode door zich te registreren op de website van de Stichting. Met deze registratie op de website van de Stichting laten ondernemingen aan andere ondernemingen en consumenten zien dat zij eerlijke praktijken gebruiken in hun handelsrelaties.

Registratie moet worden gedaan door een leidinggevende of een aantal leidinggevenden die de macht hebben om het hele bedrijf te binden, in overeenstemming met de bedrijfsstructuur van de betreffende onderneming. Elk geregistreerd bedrijf moet ook een procescontactpersoon aanwijzen voor eventuele follow-up acties, zoals monitoring en dergelijke. De namen en titels van de betreffende leidinggevenden en contactpersonen worden op de website van de Stichting gepubliceerd.

2.2 Self-assessment

Voordat een onderneming zich inschrijft moet zij haar interne procedures beoordelen om de naleving van de beginselen te waarborgen (met inbegrip van opleiding, het vermogen om deel te nemen aan de procedures voor geschillenbeslechting, communicatie, de instelling van de contactpersoon voor interne geschillenbeslechting).

Op het moment van registratie zijn ondernemingen verplicht om de voltooiing van deze self-assessment te bevestigen en te bevestigen dat zij de nodige maatregelen hebben getroffen om te voldoen aan de beginselen en procedures voor de uitvoering en handhaving.

2.3 De contactpersoon voor interne geschillenbeslechting

Een onderneming die zich aan de gedragscode heeft gebonden moet een contactpersoon voor interne geschillenbeslechting instellen. Indien de geringe omvang van de onderneming maakt dat het niet mogelijk is om een contactpersoon voor interne geschillenbeslechting in te stellen die los staat van het commerciële proces, kan deze functie ook vervuld worden door de algemeen directeur van de betreffende onderneming.

De aangewezen contactpersoon voor interne geschillenbeslechting moet onafhankelijk zijn van de commerciële onderhandelingen en is verantwoordelijk voor kwesties met betrekking tot vermeende niet-nalevingen van de gedragscode die zich binnen het bedrijf voordoen. De contactpersoon voor interne geschillenbeslechting kan afwijken van de hierboven genoemde procescontactpersoon.

De contactpersoon voor interne geschillenbeslechting hoeft geen officiële functie te zijn, het moet vooral een aanspreekpunt zijn. Zij heeft de volgende taken:

  • Voorlichting geven binnen de onderneming over de inhoud en de toepassing van de gedragscode;
  • Er op toezien dat de onderneming en haar werknemers zich aan de gedragscode houden;
  • Bespreken van klachten over vermeende niet-nalevingen van de gedragscode met een klagende partij en de persoon binnen het bedrijf die direct betrokken is bij de vermeende overtreding, met het doel om het geschil op te lossen.

Indien een geschil voor bindend advies bij het NAI aanhangig wordt gemaakt, wordt de vaststellingsovereenkomst getekend door de persoon die bevoegd is het betreffende bedrijf juridisch te binden. Dit hoeft niet de contactpersoon voor interne geschillenbeslechting te zijn.

2.4 Informeren over deelname gedragscode

Geregistreerde ondernemingen zijn verplicht om zakelijke partners van hun deelname aan deze gedragscode te informeren. Bedrijven zijn vrij om de manier waarop dit wordt gedaan te kiezen (bijvoorbeeld door middel van een vermelding in de contracten, schriftelijke kennisgeving of tijdens onderhandelingen in vergaderzalen).

2.5 Overeenkomsten in overeenstemming brengen met deze gedragscode

Ingeschreven ondernemingen evalueren hun overeenkomsten en wijzigen deze zo nodig om ervoor te zorgen dat zij in overeenstemming zijn met de voorliggende gedragscode.

Ook bij het sluiten van nieuwe overeenkomsten worden de algemene beginselen en gedragsregels voor eerlijke handelspraktijken van deze gedragscode nageleefd door ingeschreven ondernemingen.

3.Het Nederlands Arbitrage Instituut

3.1 Geschillenbeslechting door het Nederlands Arbitrage Instituut

Indien een geschil op grond van de procedures beschreven in paragraaf 4.1.6 en 4.2.1 van de kaderregeling van deze gedragscode in aanmerking komt voor bindend advies, wordt het geschil behandeld door bindend adviseurs die door het Nederlands Arbitrage Instituut (hierna: NAI) zijn benoemd.

Overeenkomstig de koppelbepaling van artikel 3 van het Arbitragereglement van het NAI is het Arbitragereglement van het NAI van overeenkomstige toepassing op het bindend advies. Op grond artikel 12 van het Arbitragereglement van het NAI wordt het aantal bindend adviseurs vastgesteld door het NAI, tenzij partijen met elkaar overeenkomen wat het aantal bindend adviseurs is dat hun geschil behandelt. De kosten van de geschilbehandeling worden vastgesteld op basis van de vaste NAI tarieven. Op grond van artikel 61 van het Arbitragereglement van het NAI betaalt de verliezer van het geschil de kosten van de geschilbehandeling bij het NAI, tenzij partijen anders overeenkomen. 

In het geval van individuele geschillen, als bedoeld in paragraaf 4.1.6 van de kaderregeling van deze gedragscode, controleert het secretariaat van het NAI, alvorens het geschil in behandeling te nemen, op de website van de Stichting of de partijen bij het geschil zich aan de gedragscode hebben verbonden. De bindend adviseur van het NAI controleert vervolgens bij partijen of het geschil betrekking heeft op de algemene beginselen en gedragsregels voor eerlijke handelspraktijken en of partijen eerst hebben geprobeerd het geschil in onderling overleg (bilateraal) op te lossen, zoals is voorgeschreven in de procedure die is beschreven in paragraaf 4.1.6 van de kaderregeling van deze gedragscode.

4. Procedure bij een vermeende overtreding van de gedragscode

4.1 Individuele geschillen

Individuele geschillen zijn geschillen tussen één klagende onderneming en één beklaagde onderneming. De geschillen hebben betrekking op een vermeende overtreding van de algemene beginselen en gedragsregels voor eerlijke handelspraktijken door de beklaagde onderneming.

Bij individuele geschillen kan de klager niet anoniem blijven, omdat de wederpartij – wil hij kunnen reageren op de klacht – moet weten wie de klager is.

Mogelijke vorderingen bij geschillenbeslechting van dit soort klachten kunnen zijn:

- Eisen de oneerlijke gedraging te stoppen;

- Eisen om de oneerlijke situatie te herstellen, waarbij ook schadevergoeding gevorderd kan worden.

Bij individuele geschillen heeft de klager de keuze uit drie mogelijkheden voor geschillenbeslechting:

1. Hij kan ervoor kiezen de procedure van de kaderregeling van deze gedragscode (beschreven in 4.1.1 tot en met 4.1.4) voor geschillenbeslechting te volgen;

2. hij kan ervoor kiezen om een procedure bij de civiele rechter starten. De rechter kan de gedraging van de beklaagde onderneming alleen toetsen aan de algemene beginselen en gedragsregels voor eerlijke handelspraktijken van de gedragscode als deze van toepassing zijn verklaard in de betreffende handelsovereenkomst. Hiernaast kan de rechter toetsen aan het algemene overeenkomstenrecht van het Burgerlijk Wetboek. (De bindend adviseur zal overigens ook rekening houden met algemene overeenkomstenrecht van het Burgerlijk Wetboek);

3. Hij kan ervoor kiezen om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Consument en Markt (ACM) wegens een vermeende overtreding van de Mededingingswet in het geval zijn wederpartij een economische machtspositie heeft.

4.1.1 Oplossing door overleg

Ondanks de intentie van deelnemende ondernemingen om eerlijke praktijken te gebruiken in hun handelsrelaties, kan het helaas voorkomen dat ondernemingen menen dat hun wederpartij de algemene beginselen en gedragsregels van deze gedragscode overtreedt. Indien een onderneming van mening is dat een geregistreerde wederpartij de algemene beginselen en gedragsregels niet naleeft, dient zij eerst te proberen het geschil in overleg met haar wederpartij op te lossen,

4.1.2 Bilateraal overleg

De klager kan proberen de kwestie voor te leggen aan een hogere instantie binnen de onderneming van zijn wederpartij. Ook kan hij zich wenden tot het orgaan voor interne geschillenbeslechting (‘compliance officer’) zijn wederpartij.

4.1.3 Mediation

Wanneer partijen het geschil niet in bilateraal overleg kunnen oplossen kunnen zij, afhankelijk van de aard van het geschil en van de relatie met de wederpartij, er vervolgens voor kiezen om mediation in te zetten als middel om het geschil in onderling overleg op te lossen. Het doel van mediation is om een oplossing tot stand te brengen waarin beide partijen zich kunnen vinden en die in hun belangen op aanvaardbare wijze tegemoet komt. De werkzaamheden van de mediator zijn gericht op de verbetering van de communicatie tussen beide partijen. Daarom heeft mediation alleen zin indien beide partijen bereid zijn om tot een vergelijk te komen.

4.1.4 Bindend advies procedure bij het NAI

Wanneer partijen het geschil niet in onderling overleg (bilateraal) hebben kunnen oplossen (en zij niet een bevredigende oplossing met mediation hebben bereikt), kunnen zij vervolgens hun geschil voorleggen aan door het NAI benoemde bindend adviseurs voor een bindend advies over het geschil. Het NAI is onafhankelijk, neutraal en objectief. De door het NAI benoemde bindend adviseurs geven een bindend advies (oordeel), waarvan partijen bij aanvang van de bindend advies procedure over het desbetreffende geschil met een zogenoemde vaststellingsovereenkomst hebben afgesproken dat te zullen naleven. Op dit bindend advies is via de koppelbepaling van artikel 3 het Arbitragereglement van het NAI van toepassing.

De door het NAI benoemde bindend adviseurs zullen partijen vragen hun zienswijze en standpunten kenbaar te maken en de relevante documenten en informatie aan hen ter beschikking te stellen. Het zal waar nodig aan partijen nadere informatie vragen. De door het NAI benoemde bindend adviseur geeft in principe zijn opdracht niet terug, tenzij hij/zij zich onbevoegd verklaart om van het geschil kennis te nemen. Partijen kunnen gezamenlijk de bindend adviseur ook van zijn/haar opdracht ontheffen. Partijen kunnen eveneens de opdracht van de bindend adviseurs beëindigen, wanneer ze bijvoorbeeld tot een schikking zijn gekomen of in de loop van de procedure aan een andere geschillenbeslechter de voorkeur geven.

In principe komen partijen het gegeven bindend advies na. Doet één van partijen dat niet, dan moet de andere (belanghebbende) partij alsnog aan de overheidsrechter de nakoming van dat bindende advies vragen. De overheidsrechter toetst marginaal of de partij die niet wil nakomen in redelijkheid aan het gegeven bindend advies gehouden kan worden. Na een bindend advies is er geen mogelijkheid tot hoger beroep.

Op het moment dat partijen de bindend adviesprocedure zijn overeengekomen door ondertekening van de voor dat geschil betreffende vaststellingsovereenkomst, moeten zij deze volgen. In het geval dat de bindend advies procedure niet wordt gevolgd en de zaak zonder de bindend adviesprocedure te doorlopen wordt voorgelegd aan de rechter, dan zal deze zich onbevoegd verklaren als de andere partij een beroep op de onbevoegdheid van de overheidsrechter doet. De bindend advies procedure vervangt dus de procedure bij de rechter op het moment dat de vaststellingsovereenkomst door beide partijen is ondertekend.

4.1.5 Gerechtelijke procedure

Het staat beide partijen bij een geschil op elk moment vrij om een gerechtelijke procedure te starten, in plaats van de hierboven beschreven procedure voor geschilbeslechting. Dit is echter niet meer mogelijk in de periode waarin partijen een vaststellingsovereenkomst voor bindend advies hebben gesloten en deze procedure nog niet is afgerond.

In het geval van spoedeisende belangen kan bijvoorbeeld een kort geding worden gestart. In andere gevallen verloopt een NAI bindend advies procedure in principe sneller dan een procedure bij de overheidsrechter.

De rechter kan op de algemene beginselen en gedragsregels van deze gedragscode toetsen voor zover ondernemingen deze van toepassing hebben verklaard in hun overeenkomst. Hiernaast kan de rechter toetsen op het algemene overeenkomstenrecht van het Burgerlijk Wetboek.

Hiernaast staat in beginsel ook de mogelijkheid open een klacht bij de Autoriteit Consument en Markt (ACM) in te dienen wegens een vermeende overtreding van de Mededingingswet.

4.1.6 Stapsgewijze beschrijving van de procedure die wordt gevolgd bij individuele geschillen

Kiest klager voor deze procedure, dan dient hij achtereenvolgend de volgende, elkaar opvolgende, stappen te nemen:

Stap 1: Relevantie van de klacht

  • Vermoedt een onderneming dat haar wederpartij bij een overeenkomst - een geregistreerde onderneming - , de algemene beginselen en gedragsregels voor eerlijke handelspraktijken overtreedt, dan gaat zij na of zij daarvoor concrete aanwijzingen heeft. De website van de Stichting kan de onderneming van advies dienen bij het beantwoorden van de vraag of de gedragscode inderdaad van toepassing is op de desbetreffende gedraging van de wederpartij.

Stap 2: Oplossing door overleg

  • Een onderneming die van mening is dat haar wederpartij de algemene beginselen en de gedragsregels voor eerlijke praktijken niet naleeft, dient eerst overleg te plegen met haar contactpersoon bij de wederpartij en hierna met diens meerdere (‘hiërarchische escalatie’). Indien de hiërarchische escalatie niet tot een oplossing leidt, pleegt klager overleg met de contactpersoon voor interne geschillenbeslechting of, indien die contactpersoon er niet is, met de algemeen directeur van zijn wederpartij. Indien de wederpartij een bilateraal overleg weigert kan deze stap worden overgeslagen, met uitzondering van de contactopname met de contactpersoon voor interne geschillenbeslechting of, indien die contactpersoon er niet is, met de algemeen directeur van zijn wederpartij. Deze stap is verplicht.
  • Leidt het bilateraal overleg niet tot een oplossing en hebben beide partijen de intentie om via overleg tot een vergelijk te komen, dan kunnen zij een mediator in schakelen. De mediator neemt geen beslissing in het geschil, maar tracht alleen partijen ertoe te brengen zich ervoor in te spannen op vrijwillige basis hun geschil op te lossen.
    • Leidt mediation tot een vergelijk, dan is daarmee het geschil opgelost.
    • Lukt dit niet, dan volgt Stap 3.
    • Mediation heeft alleen zin, indien beide partijen bereid zijn om tot een vergelijk te komen. Is dit niet het geval, dan kan mediation worden overgeslagen en kan worden doorgegaan naar Stap 3.

Stap 3: Bindend advies door door het NAI benoemde bindend adviseurs met toepasselijkheid van het NAI reglement

  • Partijen leggen voorafgaand aan de behandeling van het geschil door de bindend adviseurs in een vaststellingsovereenkomst vast dat zij zich zullen houden aan het advies van de bindend adviseurs van het NAI.
  • De bindend adviseurs die door het NAI zijn benoemd beoordelen, of de desbetreffende onderneming de beginselen van goede praktijken heeft overtreden. Hierbij kan de klagende partij aangeven hoe de overtreding wordt hersteld.
  • Hoger beroep tegen het bindend advies is niet mogelijk. Indien één van de partijen het niet eens is met het bindend advies, kan hij het aan de civiele rechter voorleggen die het bindend advies marginaal toetst (hebben de bindend adviseurs in redelijkheid tot hun uitspraak kunnen komen?).

Stap 4: Naleving van het bindend advies

  • In het geval waarin een partij het bindend advies niet naleeft, kan de andere partij de civiele rechter vragen om een vonnis te wijzen met een executoriale titel. Met een zodanig vonnis bestaat de mogelijkheid om een deurwaarder in te schakelen.
  • Daarnaast bestaat de mogelijkheid dat die andere partij het niet naleven van het bindend advies meldt bij zijn brancheorganisatie, die dan de klachtenprocedure voor procedurele overtredingen kan volgen.

De voorgaande stapsgewijze procedure schrijft voor dat een partij pas een procedure voor bindend advies door door het NAI benoemde bindend adviseurs kan starten nadat geprobeerd is om het geschil in onderling overleg op te lossen. Overigens staat het beide partijen bij een geschil op elk moment vrij om een gerechtelijke procedure te starten, in plaats van de hierboven beschreven procedure voor geschilbeslechting. Dit is echter niet meer mogelijk in de periode waarin partijen een vaststellingsovereenkomst voor bindend advies hebben gesloten en deze procedure nog niet is afgerond.

4.2 Gebundelde geschillen

Gebundelde geschillen zijn geschillen over een vermeende overtreding door één onderneming van de algemene beginselen en gedragsregels voor eerlijke handelspraktijken waardoor verschillende andere ondernemingen worden getroffen. Klagers kunnen hun klacht indienen bij hun brancheorganisatie. De brancheorganisatie verzamelt vergelijkbare klachten en kan de ‘gebundelde’ klacht voorleggen aan door het NAI te benoemen bindend adviseurs om een oordeel (bindend advies) over de gedraging te krijgen. Bij deze procedure kunnen de klagers anoniem blijven, doordat de brancheorganisatie de klagers vertegenwoordigt in de procedure. Dit is een zogenoemde collectieve actie. Op grond van artikel 3:305a van het Burgerlijk Wetboek kan de brancheorganisatie een rechtsvordering instellen die strekt tot bescherming van de belangen van haar leden. Voorwaarde is dat de brancheorganisatie zodanige belangen volgens haar statuten behartigt. In deze procedure kan geen schadevergoeding gevraagd worden, omdat het hiervoor nodig dat de persoonlijke situatie van de (anonieme) klager ook voor de overtreder in kaart wordt gebracht. Dit is wel mogelijk als hij bereid is om zijn anonimiteit op te geven. De brancheorganisaties kunnen hun leden hierin adviseren.

4.2.1 Stapsgewijze beschrijving van de procedure die wordt gevolgd bij gebundelde geschillen

Kiest de brancheorganisatie voor deze procedure, dan dient zij achtereenvolgend de volgende, elkaar opvolgende, stappen te nemen:

Stap 1: Relevantie van de klacht

  • Indien verschillende leden van een brancheorganisatie melding hebben gemaakt van een vermeende overtreding van de algemene beginselen en gedragsregels voor eerlijke handelspraktijken door een geregistreerde onderneming, dan gaat de brancheorganisatie na of er concrete aanwijzingen voor die overtreding zijn. Ook gaat zij na, of de desbetreffende gedraging  inderdaad de algemene beginselen en de gedragsregels voor eerlijke handelspraktijken betreft.
  • Is het antwoord op beide vragen bevestigend, dan kan die brancheorganisatie die klachten bundelen en namens haar leden actie ondernemen.

Stap 2: Oplossing door overleg

  • Zowel de brancheorganisatie als de onderneming waarvan de brancheorganisatie vindt dat die de bedoelde overtreding heeft begaan, respecteren de anonimiteit van de leden die de vermeende overtreding bij hun brancheorganisatie hebben gemeld.
  • De brancheorganisatie pleegt eerst overleg met haar contactpersoon bij de wederpartij en hierna met diens meerdere (‘hiërarchische escalatie’). Indien de hiërarchische escalatie niet tot een oplossing leidt, pleegt de brancheorganisatie overleg met de contactpersoon voor interne geschillenbeslechting of, indien die contactpersoon er niet is, met de algemeen directeur van zijn wederpartij. Indien de wederpartij een bilateraal overleg weigert kan deze stap worden overgeslagen, met uitzondering van de contactopname met de contactpersoon voor interne geschillenbeslechting of, indien die contactpersoon er niet is, met de algemeen directeur van zijn wederpartij. Deze stap is verplicht.

-  Hebben beide partijen de intentie om via overleg tot een vergelijk te komen, dan schakelen zij      een mediator in..

  • De mediator neemt geen beslissing in het geschil, maar tracht alleen partijen ertoe te brengen zich ervoor in te spannen op vrijwillige basis hun geschil op te lossen.
  • Leidt mediation tot een vergelijk, dan is daarmee het geschil opgelost.
  • Lukt dit niet, dan volgt Stap 3.
  • Mediation heeft alleen zin, indien beide partijen bereid zijn om tot een vergelijk te komen. Is dit niet het geval, dan kan mediation worden overgeslagen en kan worden doorgegaan naar Stap 3.

Stap 3: Bindend advies door het NAI

  • De brancheorganisatie bundelt de klachten van getroffen ondernemingen en legt deze voor aan door het NAI benoemde bindend adviseurs voor een bindend advies. Op dit bindend advies is via de koppelbepaling van artikel 3 het NAI arbitragereglement van toepassing. De brancheorganisatie controleert of alle klagers en de beklaagde partij zijn geregistreerd op de website van de Stichting.
  • In de bindend adviesprocedure bij het NAI wordt de anonimiteit gerespecteerd van de leden die de vermeende overtreding bij hun brancheorganisatie hebben gemeld.
  • De brancheorganisatie moet op de juiste manier het te vragen bindende advies insteken, omdat de bindend adviseurs niet zomaar, zonder duidelijk verzoek daartoe, datgene wat hen juist voorkomt in een bindende vorm mogen adviseren. De brancheorganisatie moet het verzoek goed en duidelijk formulieren. Vervolgens analyseren de bindend adviseurs de overtreding op de desbetreffende bepaling van de algemene beginselen en gedragsregels voor eerlijke handelspraktijken. Vervolgens bepalen de bindend adviseurs hoe de desbetreffende bepaling moet worden uitgelegd en in hoeverre de onderneming die in strijd met die bepaling heeft gehandeld, haar gedrag moet aanpassen en waar mogelijk moet herstellen.
  • Hoger beroep tegen het bindend advies is niet mogelijk. Indien één van de partijen het niet eens is met het bindend advies, kan hij het aan de civiele rechter voorleggen die het bindend advies marginaal toetst (hebben de bindend adviseurs in redelijkheid tot hun uitspraak kunnen komen?).

Stap 4: Naleving van het bindend advies

  • In het geval waarin de onderneming die de desbetreffende bepaling heeft overtreden, het bindend advies niet naleeft, kan de brancheorganisatie de rechter vragen om een vonnis te wijzen met een executoriale titel. Met een zodanig vonnis bestaat de mogelijkheid om een deurwaarder in te schakelen. In dit geval wordt de procedure niet overgedaan bij de overheidsrechter, het gaat hier om het afdwingen van het nakomen van het bindend advies, waarvoor de hulp van de overheidsrechter nog (even) nodig is.
  • Daarnaast kan de brancheorganisatie de Klachtenprocedure C volgen.

De voorgaande stapsgewijze procedure schrijft voor dat een partij pas een procedure voor bindend advies door door het NAI benoemde bindend adviseurs kan starten nadat geprobeerd is om het geschil in onderling overleg op te lossen. Overigens staat het partijen vrij om op elk moment een procedure bij de rechter te starten, met uitzondering van de periode nadat partijen een vaststellingsovereenkomst voor bindend advies hebben gesloten en deze procedure nog niet is afgerond.

4.3 Procedurele overtredingen

De kaderregeling van deze gedragscode bevat een reeks procedurele verplichtingen die ondernemingen die zich aan de gedragscode hebben verbonden moeten naleven.

Procedurele overtredingen hebben betrekking op het niet nakomen door een geregistreerde onderneming van een verplichting die verband houdt met het raamwerk van procedures die in de kaderregeling van deze gedragscode zijn vastgelegd.

4.3.1 Stapsgewijze beschrijving van de procedure die wordt gevolgd bij procedurele overtredingen

Schendingen van de procedurele verplichtingen worden volgens de volgende procedure opgelost.

Stap 1: Oplossing door overleg of

  • Een geregistreerde onderneming die van mening is dat een andere geregistreerde onderneming een procedurele verplichting niet naleeft, kan contact opnemen over de kwestie met die andere onderneming.
  • Leidt dit ertoe dat die andere onderneming de desbetreffende procedurele verplichting naleeft, dan is het probleem opgelost.
  • Lukt dat niet, dan volgt Stap 2

Stap 2; Bindend besluit van de Stuurgroep

  • Klager legt zijn klacht rechtreeks voor aan de voltallige Stuurgroep via een speciaal e-mailadres of legt zijn klacht voor aan een lid van de Stuurgroep die de klacht bespreekt binnen de Stuurgroep.
     
  • Hiernaast is het ook mogelijk dat een lid van de Stichting of de Stuurgroep zelf een overtreding van een procedurele verplichting van de kaderregeling van deze gedragscode constateert. In dit geval legt deze persoon de overtreding voor aan de Stuurgroep die de klacht bespreekt binnen de Stuurgroep.
     
  • De Stuurgroep bepaalt welke maatregel passend is:
    • een verzoek aan de brancheorganisatie er bij de onderneming op aan te dringen de procedurele verplichting na te leven;
    • indien geen maatregelen zijn getroffen, aan de desbetreffende onderneming een waarschuwingsbrief sturen;
    • de onderneming schorsen;
    • de onderneming uitsluiten van deelname aan de kaderregeling en dit op de website van de Stichting en in het jaarverslag publiceren.

IV. Voorbeelden van eerlijke handelspraktijken en oneerlijke handelspraktijken

De algemene beginselen en de gedragsregels van deze gedragscode houden rekening met alle mogelijke situaties van oneerlijke handelspraktijken in business to business relaties.

Onderstaand staan een aantal voorbeelden van mogelijke praktijken vermeld, waarbij per praktijk een voorbeeld van een oneerlijke praktijk enerzijds en een voorbeeld van een eerlijke praktijk anderzijds wordt gegeven. Deze opsomming van voorbeelden is zeker niet limitatief.

 

1. Praktijk: Mondelinge- of schriftelijke overeenkomsten

Voorbeeld van oneerlijke praktijken

  • Weigeren of vermijden om essentiële voorwaarden op schrift te stellen.

Dit maakt het moeilijker de bedoeling van de partijen vast te stellen en hun rechten en plichten uit hoofde van de overeenkomst in kaart te brengen.

Voorbeelden van eerlijke praktijken

  • Overeenkomstsluitende partijen zorgen dat de overeenkomst schriftelijk is, tenzij dat niet praktisch is of wanneer mondelinge overeenkomsten voor beide partijen aanvaardbaar en handig zijn. De overeenkomst bevat de precieze omstandigheden waarin en gedetailleerde voorschriften op grond waarvan de partijen de voorwaarden van de overeenkomst tijdig en goed geïnformeerd gezamenlijk kunnen wijzigen, met inbegrip van de procedure voor het vaststellen van de noodzakelijke vergoeding voor eventuele kosten die voor elk van de partijen daaruit voortvloeien.
  • De bepalingen van de schriftelijke overeenkomst zijn helder en transparant.

Wanneer overeenkomsten niet schriftelijk zijn, verstuurt een van de partijen naderhand een schriftelijke bevestiging.

2. Praktijk: Algemene voorwaarden

Voorbeeld van oneerlijke praktijken

  • Algemene voorwaarden opleggen die oneerlijke clausules bevatten.

Voorbeeld van eerlijke praktijken

  • Algemene voorwaarden gebruiken die bedrijvigheid faciliteren en eerlijke clausules bevatten.

3. Praktijk: Beëindiging van de overeenkomst

Voorbeeld van oneerlijke praktijken

  • Het eenzijdig beëindigen van een commerciële relatie zonder kennisgeving, of met een onredelijk korte opzegtermijn, en zonder een objectief gerechtvaardigde reden, bijvoorbeeld vanwege het feit dat eenzijdige verkoopdoelen niet gehaald zijn.

Voorbeeld van eerlijke praktijken

  • De eenzijdige opzegging van de overeenkomst respecteert de overeenkomst en procedure en is in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

4. Praktijk: Contractuele sancties

Voorbeelden van oneerlijke praktijken

  • Contractuele sancties worden opgelegd op een niet-transparante wijze en staan niet in verhouding tot de geleden schade.
  • Er worden sancties opgelegd zonder enige rechtvaardiging in de overeenkomst of toepasselijke wetgeving.

Voorbeelden van eerlijke praktijken

  • Indien een partij haar verplichtingen niet nakomt, worden op transparante wijze contractuele sancties toegepast, met inachtneming van de overeenkomst en in verhouding tot de schade.
  • Contractuele sancties worden vooraf overeengekomen, zijn evenredig voor beide partijen en worden toegepast ter vergoeding van schade.

5. Praktijk: Eenzijdige acties

Voorbeeld van oneerlijke praktijken

  • Niet-contractuele, eenzijdige wijzigingen met terugwerkende kracht in de kosten of prijzen van producten of diensten.

Voorbeelden van eerlijke praktijken

  • Een contract bevat legitieme omstandigheden waarin en voorwaarden waaronder eenzijdige acties toegestaan kunnen zijn.

6. Praktijk: Informatie delen

Voorbeelden van oneerlijke praktijken

  • Het tijdens contractonderhandelingen achterhouden van essentiële informatie die relevant is voor de andere partij en die de andere partij in redelijkheid kan verwachten te ontvangen.
  • Een overeenkomstsluitende partij gebruikt of deelt met een derde gevoelige informatie die in vertrouwen door de andere overeenkomstsluitende partij is verstrekt, zonder toestemming van laatstgenoemde, op een wijze die haar in staat stelt een concurrentievoordeel te bemachtigen.

Voorbeeld van eerlijke praktijken

  • Tijdens contractonderhandelingen relevante essentiële informatie verstrekken en zorgen dat die informatie niet wordt misbruikt.

7. Praktijk: Toewijzing ondernemersrisico

Voorbeelden van eerlijke praktijken

  • Verschillende actoren nemen in elke fase van de leveringsketen specifieke risico’s op zich – gekoppeld aan de mogelijke opbrengsten van het zaken doen op dat gebied. Alle actoren dragen de verantwoordelijkheid voor hun eigen risico’s en proberen niet op onredelijke wijze hun risico’s bij anderen neer te leggen.
  • Een overdracht van risico’s waarover de partijen hebben onderhandeld en waarmee zij ingestemd hebben, met het oog op een win-winsituatie.
  • De overeenkomstsluitende partijen stemmen in met de voorwaarden inzake hun bijdrage aan de eigen en/of reclameactiviteiten van elk van de partijen.

8. Praktijk: Vergoedingen voor opname van een product in het assortiment

Voorbeeld van oneerlijke praktijken

  • Vergoedingen opleggen die niet in verhouding staan tot het risico van het in het assortiment nemen van een nieuw product.

Voorbeeld van eerlijke praktijken

  • Wanneer de partijen een vergoeding overeenkomen voor het in het assortiment opnemen van een nieuw product – gebruikt om de risico’s daarvan op te vangen – en deze vergoedingen naar verhouding zijn van het gelopen risico.

9. Praktijk: Dreigende verstoring van het bedrijf

Voorbeelden van oneerlijke praktijken

  • Een dreigende verstoring van het bedrijf of de beëindiging van de zakelijke relatie om een voordeel te verkrijgen zonder objectieve rechtvaardiging,  bijvoorbeeld door een overeenkomstsluitende partij te straffen voor het uitoefenen van zijn rechten.
  • Betaling vragen voor diensten of goederen die niet zijn geleverd, of een betaling eisen die duidelijk niet in verhouding staat tot de waarde/kosten van de verleende dienst.

10. Praktijk: Gecombineerd verkopen

Voorbeelden van oneerlijke praktijken

  • Een overeenkomstsluitende partij dwingen tot de koop of levering van bepaalde producten of diensten in combinatie met andere producten of diensten, hetzij van een van de overeenkomstsluitende partijen, hetzij van een aangewezen derde.

Voorbeelden van eerlijke praktijken

  • De overeenkomstsluitende partijen stemmen ermee in producten of diensten te combineren die de totale efficiency en/of duurzaamheid van de leveringsketen verbeteren en voordelen opleveren voor zowel consumenten als beide overeenkomstsluitende partijen, zoals in het geval van een combinatie van twee of meer textiel- of kledingartikelen die  voor een (deel)levering als ondeelbaar worden beschouwd (een zogenaamde ‘set’).

11. Praktijk: Levering en ontvangst van goederen

Voorbeelden van oneerlijke praktijken

  • Opzettelijk het leverings- of ontvangstschema verstoren om een ongerechtvaardigd voordeel te verwerven.

Voorbeelden van eerlijke praktijken

  • Als leveringen op de afgesproken tijd arriveren, kunnen leveranciers ruim van tevoren hun productie- en fabricageprocessen en leveringsschema’s plannen, en kunnen kopers de ontvangst, opslag en uitstalling van de geleverde goederen plannen.
  • Als een partij zich genoodzaakt ziet te vroeg / te laat / gedeeltelijk te leveren of te ontvangen, waarschuwt deze zo snel mogelijk de andere partijen conform de schriftelijke overeenkomst.